GDPR
Zásady zpracování osobních údajů TJ Klimkovice, z.s.
V tomto dokumentu bychom Vás chtěli informovat o zásadách, podle kterých zpracováváme Vaše osobní údaje a o Vašich právech s tímto souvisejících.
Ochrana Vašich osobních údajů a Vašeho soukromí je pro nás skutečně důležitá, proto s Vašimi osobními údaji nakládáme s řádnou péčí a v souladu s platnými právními předpisy dbáme o jejich náležitou ochranu.
Tyto informace si, prosíme, pečlivě přečtěte. Vždy, když od Vás získáváme Vaše osobní údaje, se na tyto zásady odkazujeme a umožňujeme Vám si tyto zásady přečíst. Snažili jsme se o to, aby tyto zásady byly co nejsrozumitelnější. Pokud by Vám i přesto nebylo něco jasné, neváhejte se na nás obrátit s dotazem či připomínkou, rádi vám kterýkoli pojem nebo pasáž vysvětlíme.
Tyto zásady jsou účinné od 25. května 2018.
Kontaktní údaje:
Adresa: TJ Klimkovice, z.s., Tyršova 276, 742 83 Klimkovice
E-mail: tjklimkovice@seznam.cz
Tel.: +420 603 574 799
Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „Nařízení“), zákona o zpracování osobních údajů a zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, ve znění pozdějších předpisů.
Pojmy
Subjekt údajů: Fyzická osoba – člen spolku TJ Klimkovice a/nebo spolupracující fyzická či právnická osoba.
Osobní údaj: Veškeré informace a údaje, na jejichž základě lze identifikovat konkrétní, zejména fyzickou osobu. Identifikátor může být přímý (např. jméno, příjmení) nebo nepřímý (umožňující identifikovat danou osobou kombinací více identifikátorů). Těmito údaji tedy mohou být zejména jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa pobytu, e-mailová adresa, telefonní číslo nebo také jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby (dále také „údaje“ či „informace“). Osobní údaje z kategorie „citlivé“ - údaj o rase, vyznání, lékařské, biometrické aj. Záznamy nezpracováváme.;
Správce: Subjekt, který určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí zpracování a nese za toto zpracování odpovědnost. Správcem osobních údajů je TJ Klimkovice, z.s. se sídlem Tyršova 276, 742 83 Klimkovice, (dále také „my“, „správce“ či „TJ Klimkovice“);
Zpracovatel: Subjekt, který na základě zákona nebo z pověření správce zpracovává osobní údaje pro správce, a to na základě smlouvy o zpracování osobních údajů (dále také „obchodní partner“ či „partner“);
Webové stránky: Webové stránky dostupné na www.tjklimkovice.cz;
Účel zpracování osobních údajů: Důvod, proč jsou osobní údaje zpracovávány. Takovým důvodem může být např. vedení evidence členské základny a s tím souvisejícími činnostmi (např. žádosti o dotace, vyřizování pojištění apod.).;
Jaké osobní údaje jsou zpracovávány?
TJ Klimkovice a naši smluvní zpracovatelé v návaznosti na příslušný právní titul a účel zpracování zpracovávají následující osobní údaje, respektive kategorie osobních údajů:
- identifikační a adresní údaje: např. jméno, příjmení, datum narození, doručovací nebo jiná kontaktní adresa, rodné číslo;
- elektronické kontaktní údaje: např. telefonní číslo, e-mailová adresa;
- další osobní údaje spojené se členstvím: číslo bankovního účtu;
- další osobní údaje: typicky údaje poskytnuté členem při komunikaci s námi, a to včetně pozdějších aktualizací.
Jaký je původ osobních údajů?
Zpracováváme údaje, které nám sdělíte např. při registraci členství, komunikaci s námi při řešení situací souvisejících se členstvím. Typicky se jedná o:
- identifikační a adresní údaje;
- elektronické kontaktní údaje;
- další osobní údaje spojené s členstvím.
Proč jsou osobní údaje zpracovávány?
Vaše osobní údaje mohou být zpracovávány pro následující účely:
Plnění členství.
Účel: Na základě členství máte nárok na výhody poskytující náš spolek. Naproti tomu my máme nárok na zaplacení členského příspěvku. Abychom mohli splnit svou část a zkontrolovat splnění Vaší části závazku, potřebujeme zpracovávat Vaše identifikační a adresní údaje, kontaktní údaje a další osobní údaje spojené s členstvím (např. číslo účtu).
Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel plnění členství je vedeno naší povinností vést seznam členů spolku. Poskytnutí osobních údajů je v tomto případě nutným požadavkem, bez jehož se nelze členem spolku stát (všichni členové musí být identifikovatelní) .
Doba uložení: Minimální doba uložení údajů je dána dobou trvání členství, z důvodu oprávněného zájmu správce může být prodloužena.
Komunikace s členy, vyřizování podnětů, stížností
Účel: Vaše údaje používáme ke správě vašich dotazů, vyřizování podnětů, stížností s naší podporou.
Dále Vaše údaje zpracováváme v případě elektronického informování.
Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel komunikace s členy, hodnocení spokojenosti, vyřizování podnětů, stížností je odůvodněno naším oprávněným zájmem na možnosti komunikovat se členy.
Doba uložení: Doba uložení údajů je dána naším oprávněným zájmem na evidenci vzájemné komunikace, dobou trvání členství a následně minimálně po dobu 5 let od jeho ukončení.
Zasílání sdělení o novinkách a činnosti spolku
Účel: Našim členům a těm, kteří s tím vyjádřili souhlas, příležitostně prostřednictvím emailu zasíláme novinky o spolku a související provozní informace.
Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel zasílání sdělení o novinkách a činnosti spolku je odůvodněno Vaším souhlasem. Poskytnutí osobních údajů na základě Vašeho souhlasu je v tomto případě dobrovolné, bez něj by ale nebylo možné Vám zasílat sdělení o novinkách a činnosti spolku. Svůj souhlas můžete kdykoliv odvolat či změnit. Poskytnutí osobních údajů v tomto případě není zákonným či smluvní požadavkem. Nemáte tak povinnost nám pro tento účel své osobní údaje poskytnout.
Doba uložení: Doba uložení údajů je dána dobou trvání Vašeho souhlasu.
Účetní a daňové účely
Účel: Vaše osobní údaje musíme zpracovávat též proto, že nám to ukládá příslušná účetní a daňová legislativa.
Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účetní a daňové účely je odůvodněno plněním zákonných povinností. Tyto údaje o Vás musíme zpracovávat.
Doba uložení: Účetní údaje jsou zpracovávány po dobu 5 let, daňové doklady po dobu 10 let.
Marketing, prezentace na webových stránkách, sociálních sítích, ve výroční zprávě a dalších informačních materiálech
Účel: Vaše osobní údaje, fotografie, videa, zvukové záznamy, sportovní výsledky zpracováváme též pro účely marketingu a webových prezentací souvisejícími s účelem činnosti našeho spolku.
Plnění ostatních právních povinností
Účel: Mezi ostatní zákonné povinnosti, kterými se čas od času musíme řídit, patří např. povinnosti proti legalizaci výnosů z trestné činnosti.
Právní základ: Zpracování osobních údajů pro účel plnění ostatních právních povinností je odůvodněno plněním zákonných povinností. Tyto údaje o Vás musíme zpracovávat.
Doba uložení: Účetní údaje jsou zpracovávány po dobu vyžadovanou příslušnými právními předpisy.
Komu jsou osobní údaje zpřístupněny?
Správce předává Osobní údaje těmto Zpracovatelům:
- příslušnému sportovnímu Svazu (FAČR),
- příslušnému Okresnímu sdružení České unie sportu, SCS ČUS
- Výkonnému výboru České unie sportu, z.s., se sídlem Zátopkova 100/2, Břevnov (Praha 6), 169 00 Praha (dále jen „ČUS“),
- příslušným orgánům státní správy a samosprávy,
a to za účelem
- vedení evidence členské základny ČUS na základě směrnic ČUS a s tím souvisejícími činnostmi,
- identifikace na soutěžích,
- žádosti o dotace na základě §6b ZOPS
Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny členům Výkonného výboru spolku, kteří přístup k těmto údajům potřebují z provozních důvodů - zajištění chodu spolku.
Osobní údaje zpřístupňujeme v případě vymáhání práva, pokud to vyžaduje zákon nebo je to nezbytné z důvodu prevence, odhalování a stíhání trestných činů a podvodů, případně jsme-li jinak ze zákona povinni tak učinit.
Může jít o orgány činné v trestním řízení (Policie ČR, státní zastupitelství a soudy) či finanční úřady.
Předávání osobních údajů těmto příjemcům neprobíhá pravidelně ale pouze nahodile, zejména vyžaduje-li to zákon.
Jsou osobní údaje předávány mimo EU?
Nepředáváme žádné osobní údaje svých členů mimo EU (ani mimo ČR).
Jakým způsobem jsou osobní údaje zpracovávány?
Osobní údaje jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně. Osobní údaje jsou uchovávány jak v tištěné tak elektronické formě v interním informačním systému. O všech činnostech zpracování vedeme řádné záznamy v souladu s příslušnými právními předpisy.
Jaká jsou práva subjektů údajů?
Při realizaci Vašich práv se na nás obracejte prostřednictvím našich kontaktních údajů, které jsou uvedeny na www.tjklimkovice.cz. Vyhrazujeme si právo přiměřeným způsobem ověřit identitu žadatele o předmětná práva. Pokud se žádosti opakují a jsou zjevně nedůvodné či nepřiměřené, můžeme Vám uložit přiměřený poplatek nebo odmítnout žádosti vyhovět.
Právo na přístup k osobním údajům
Chcete-li vědět, zda zpracováváme Vaše osobní údaje, máte právo získat od nás informace o tom, jestli jsou Vaše osobní údaje zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte také právo k Vašim osobním údajům získat přístup. V případě opakované žádosti jsme oprávněni za kopii poskytnutých osobních údajů účtovat přiměřený poplatek na základě našich administrativních nákladů. Pokud jsou součástí evidovaných osobních údajů logicky provázané osobní údaje třetí strany (a/nebo by mohly být za osobní údaje právním výkladem považovány), vyhrazujeme si možnost poskytnutí těchto údajů odmítnout.
Právo na opravu nepřesných a doplnění neúplných osobních údajů
V případě, že se domníváte, že o Vás zpracováváme nepřesné či nepravdivé údaje, máte právo požadovat jejich opravu. Rovněž máte právo na doplnění neúplných údajů. Opravu či doplnění provedeme bez zbytečného odkladu, vždy však s ohledem na naše technické možnosti. Některé z těchto neúplných či chybných údajů můžete opravit sami po přihlášení do členské karty, která je součástí interního informačního systému.
Právo na výmaz
V případě, že již Vaše osobní údaje nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny či jinak zpracovány, anebo zjistíte-li, že byly zpracovávány protiprávně, máte právo požadovat jejich výmaz. Toto právo Vám však můžeme odmítnout na základě jiného, právně nadřazeného titulu a/nebo na základě oprávněného zájmu nás, správce údajů, na dalším uchovávání vybraných osobních údajů.
Právo na omezení zpracování osobních údajů
V případě, že nemáte zájem o úplný výmaz, ale pouze o dočasné omezení zpracování Vašich osobních údajů, můžete po nás požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů.
Právo na přenositelnost údajů
V případě, že chcete, abychom Vaše osobní údaje předali třetími subjektu, můžete využít svého práva na přenositelnost údajů. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému dotčení práv a svobod třetích osob, nebudeme moci Vaší žádosti vyhovět.
Právo vznést námitku
Máte právo kdykoliv vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které jsou zpracovávány pro účely splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci nebo pro účely ochrany našich oprávněných zájmů. V případě, že neprokážeme, že existuje závažný oprávněný důvod pro zpracování, který převažuje nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami, zpracování na základě Vaší námitky bez zbytečného odkladu ukončíme.
Právo kdykoliv odvolat souhlas
Pokud je zpracování Vašich údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo kdykoliv tento svůj souhlas odvolat.
Právo na informace o automatizovaném rozhodování, včetně profilování
Nejste předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování, včetně profilování, které by pro Vás mělo právní účinky nebo by se Vás obdobným způsobem významně dotýkalo.
Právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů
Máte právo podat stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, se sídlem Pplk. Sochova 27, 170 00 Praha 7, tel.: 234 665 111, web: www.uoou.cz.
Jsou zpracovávány i údaje o dětech?
Členem spolku se může stát i osoba nezletilá ale to pouze za souhlasu svého zákonného zástupce, kterým je plnoletá fyzická osoba bez omezení právní způsobilosti na území České Republiky. Jejich osobní údaje tedy shromažďujeme ani zpracováváme pouze se souhlasem zákonných zástupců.
Závěr
Právní předpisy i naše strategie a s ní související způsoby zpracování Vašich osobních údajů se mohou měnit. Pokud se tyto zásady rozhodneme aktualizovat, umístíme změny na našich webových stránkách a budeme Vás o těchto změnách informovat. V případech, kdy má dojít k zásadnější změně těchto zásad, či v případě, kdy nám tak uloží zákon, budeme Vás informovat předem. Žádáme Vás, abyste si tyto zásady pečlivě přečetli a při další komunikaci s námi či užívání našich webových stránek tyto zásady pravidelně kontrolovali.
Formulář: Souhlas se zpracováním osobních údajů
Tento formulář je od 25.5.2018 přílohou přihlášky k členství v našem spolku.
